Vikten av att välja rätt rekryteringsverktyg
Att rekrytera rätt person till rätt plats är en kritisk faktorer för en organisations framgång. Att använda sig av digitala hjälpmedel i denna process har idag blivit mer av en norm än ett undantag. Fördelarna är många då processerna blir både mer strukturerade och effektiva, men också - vid rätt val av system - mer kvalitativa. Däremot kan fel rekryteringsverktyg faktiskt förstöra mer än vad en kanske kan tro och det kan bli ett dyrt misstag som kostar både felrekryteringar, förtroende och tid. Men hur väljer man rätt verktyg?
Vikten av att välja rätt rekryteringsverktyg
Vanliga misstag vid val av verktyg
Många företag gör misstaget att välja rekryteringsverktyg utan att först analysera sina specifika behov. Att inte förstå sina behov kan leda till att komplexiteten av ett system inte matchar ens arbetsprocess. Systemet kan då upplevas för komplext eller för basalt utifrån dina behov och systemleverantören kanske inte på bästa sätt kan visa upp vilken lösning som passar er. Istället för att effektivisera processen leder detta till frustration och ineffektivitet.
Andra misstag är att inte granska leverantörens grund till systemet - matchar den era värderingar. Vissa systemleverantörer satsar mer på användarvänlighet, men kanske inte lägger så stor vikt vid att grunda systemet på några specifika teorier eller processer. Andra väljer en fast riktning för teorier de bygger sina funktioner utifrån - men kanske missar i användarvänlighet. Att inte granska sina leverantörer kan innebära antingen att det blir en missmatch från era värderingar, eller att kvaliteten på erat arbete blir lidande då funktionerna i systemet inte har lika höga kvalitetskrav.
Automatisering och effektivitet
Ett modernt och kvalitativt rekryteringsverktyg bör bidra till att automatisera delar av processen och då också lägga viktig vid att automatisering av rätt delar av processen. Det kan vara att underlätta vid filtrering, sökning och kommunikation. Det kan vara genom schemaläggning av olika delar och så vidare. Görs automatiseringen på rätt sätt frigörs tid för rekryterare att fokusera på den mänskliga faktorn i rekryteringen – att bygga relationer och säkerställa att kandidaten passar både för rollen och företagets kultur. Automatiseras fel delar riskerar kvalitén att bli lidande.
Datadrivet beslutsfattande?
Felrekryteringar kan bli kostsamma, både ekonomiskt och organisatoriskt. Därför är det avgörande att använda ett verktyg som hjälper dig att underlätta beslutsfattandet. Här blir det extra viktigt vid val av rekryteringsverktyg! Både lagar och regler, men även grunden för vilken AI är byggd på kan göra att bedömningar av personer är felaktigt. Däremot finns det system som på olika sätt kan hjälpa dig att hitta mönster, viktig information och annat som effektiviserar och hjälper dig att fatta besluten. AI ska inte fatta besluten åt dig - men hjälpa dig att förstå hur du bör fatta ditt beslut och också att effektivisera sättet du kan bilda din uppfattning genom.
Kandidatupplevelsen - en avgörande faktor
En smidig och professionell rekryteringsprocess stärker arbetsgivarvarumärket och ökar chansen att attrahera toppkandidater. Ett bra rekryteringsverktyg bör därför vara användarvänligt, både för rekryterare och kandidater, och ge en positiv upplevelse genom hela processen. Exempelvis kan möjligheten till snabb och transparent kommunikation vara avgörande för att säkra de bästa talangerna.
Anpassning efter verksamhetens behov
Alla företag har olika behov och förutsättningar. Därför är det viktigt att välja ett rekryteringsverktyg som är flexibelt och skalbart. Mindre företag kan behöva ett enklare system med grundläggande funktioner, medan större organisationer kan ha behov av mer avancerade verktyg med integrerade tester, referenstagning och kompetensbaserade analyser.
Risker med att inte använda ett rekryteringsverktyg
Att helt avstå från någon forma av rekryteringsverktyg är för nästan alla företag som någon gång får in någon ansökan inget bra alternativ då det innebär betydande risker. Ett av de största problemen är hanteringen av kandidaters personuppgifter. Utan ett system som skyddar data finns en ökad risk för att känslig information sprids eller hanteras i strid med GDPR och andra lagkrav.
Manuell hantering kan också resultera i ineffektivitet och subjektiva beslut. När ansökningar hanteras via e-post eller excel-ark finns en större risk att kandidater förbises, att rekryteringsprocessen blir långsam och kvalitativa bedömningar uteblir. Dessutom kan en osystematisk process leda till en sämre kandidatupplevelse, vilket minskar chansen att attrahera de bästa talangerna.
Att välja rätt rekryteringsverktyg utifrån företagets behov är därför en investering och oftast en billigare lösning än att avstå!